弊社では、無断キャンセルに関するパトロールを行なっております。
一部、クリニック様にも対応のご協力をお願いしたい部分がございますので、下記ご一読をお願いいたします。
以下3段階の流れでユーザーへ注意喚起やアプローチを行ってまいります。
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STEP1：発生都度の注意喚起
STEP2：月次で無断キャンセルを繰り返すユーザーへ厳重注意
STEP3：上記でも改善しない悪質なユーザーへの措置
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クリニック様にてご対応いただく管理画面でのキャンセル操作時に「無断キャンセルがあった」を選択、 もしくは「無断」というワードを含んだキャンセル理由を記載すると、 トリビューから注意喚起のメッセージを送付
＜＜クリニック様へお願いしたい事項＞＞
1．必ず予約受付を終了するボタンからキャンセル対応をお願いします
操作を行わずに「来院済ステータス」へ移動されたまま「確定内容を変更＞日程のキャンセル」では無断キャンセルとしてカウントが行われずに正しい処理が実行されませんので、上記のご対応をお願いいたします。
2．キャンセル理由は正しいものを選択してください
無断キャンセルとは、来院予定日時になっても患者様が連絡なく来院されない状態を指しますが、実際には患者様から事前のキャンセル連絡があっても、クリニック様が「無断キャンセルがあった」と操作した場合にはトリビューからメッセージを送ることとなります。
状況によっては、クリニック様が事実と異なる申告をしているように患者様が受け取ってしまう可能性もありますため、慎重な操作をお願いいたします。
毎月1日、前月の予約情報を鑑み、一定回数以上無断キャンセルを繰り返しているユーザーには利用制限などの措置が発生する可能性があることをトリビューから警告メッセージを送付
実際にユーザーへ送るメッセージは下記の通りです
前述の注意事項と同様となりますが、クリニック様の無断キャンセル操作回数をベースに状況把握を行うため、正しくキャンセル操作を行っていただくようお願いいたします
月次で警告を行っても状況が改善せず、無断キャンセルを繰り返してしまうユーザーに関しては、利用制限やアカウント停止などの措置を行います
※措置内容は発生件数などを鑑みて都度協議を行い、決定いたします