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予約関連の対応方法

ユーザーからの予約関連の対応方法をお伝えします

チャット予約が入ったときの対応方法

通常予約では「未対応」ステータス、即時予約では「予約確定」ステータスで予約が入ります。新しく予約が入った時は、管理画面のログインIDに設定しているメールアドレス宛にも通知が届きます。通常予約 ①トリビューの管理画面へログインします。 https://admin.tribeau.jp/admin/sign_in パスワードを忘れた方はこちら ②予約一覧が表示されるので、未対応予約をクリック ③患者様の希望日時を確認し、来院日を決定＞『日程確定』をクリック ④日程確定すると、自動で患者様へメッセージが送信されます ※自動メッセージ内容別日程を提案したい時や注意事項を送信したい時は予約詳細ページ下にあるチャット欄をご活用ください！即時予約 ①トリビューの管理画面へログインします。 https://admin.tribeau.jp/admin/sign_in パスワードを忘れた方はこちら ②予約一覧が表示されるので、【予約確定】となっている該当予約をクリック ③確定された来院日を確認します - 万が一確定された日時でご案内ができない場合には、予約詳細ページ下にあるチャット欄から再調整の

日程確定後の来院日変更方法

日程確定後、来院日が変更となった場合の手続きについて

チャット定型文設定

チャット返信作成時に使える返信定型文をご登録いただけます。

予約キャンセルの方法

管理画面でのキャンセルの方法は2種類ございます。日程（来院）をキャンセル患者様と連絡が取れる状況で、今後来院の見込みがある場合予約受付を終了する患者様と連絡が取れない、もしくは来院の見込みがない場合 ※患者様からキャンセル希望がありましたら、必ず管理画面上でも操作をお願いいたします。キャンセル対応がされない場合、患者様に対して来院日のリマインドメッセージが自動送信されてしまいます。 1. 日程（来院）をキャンセル来院日時を確定したが、一度日程のキャンセルを行い、後日再調整する場合の操作方法です。 💡補足 - ステータスが予約確定の場合：日程をキャンセル - ステータスが来院済の場合：来院をキャンセルと表記されます。 ①管理画面からキャンセルしたい予約をクリック ②右横の『確定内容を変更』を選択 ※来院済ステータスの場合は来院をキャンセルの表記 ③『日程をキャンセル』を選択 ④来院予約日時が削除され、『日程調整中』のステータスに変わります。引き続きチャット上でユーザーとのやり取りが可能です。下記のようにユーザーにも通知されます。ユーザー側アプリ表示 - アプリの下部メ

日程調整リマインドメッセージ（自動配信）

一定期間日程調整が完了しない予約に対しては、ユーザーに向けてメッセージを自動配信する機能が設定されております。機能詳細配信条件下記全てに当てはまった予約に対してメッセージを送ります（ ※配信は一度のみとなります） - 予約問い合わせから72時間経過 - 上記タイミングで日程調整中ステータス - 最新のメッセージがユーザー送信以外のもの（＝ユーザーからの返信待ちであること）配信時刻・場所 - 毎日19:15、クリニックとユーザー間のチャット画面に配信配信内容下記の通りユーザーへ配信されます。 - PUSH通知 - メッセージメリットクリニックからの返信に気付かない・返信を忘れてしまった等、ユーザーからの返信が滞ることで日程確定に至らない予約が一定数あります。上記を解消するため、一定時間が経過した日程調整中予約に対し、ユーザーへリマインドを送ることで、日程確定の機会を創出します。最後に - ユーザー向けには経過時間など具体的な仕様は公開しておりませんので、詳細は開示しないようお願いいたします。 - ユーザー様とチャットやりとり内容を鑑みた配信はできかねますため、条件に

日程確定後の自動メッセージについて

日程確定〜来院まで、自動メッセージの配信が行われます

チャットを誤送信してしまった場合の対応方法

クリニック管理画面からは、一度送信したメッセージを取り消すことが出来ません。誤った内容を送信してしまった際は、再度メッセージを送り訂正いただくようお願い致します。ただし、下記の場合には弊社にて送信の取り消しを行いますので、管理画面右下のチャットサポートまたはクリニックサポート＜clinic_support@tribeau.jp＞までご連絡ください。他の患者様の個人情報（住所・電話番号等）を送信してしまった他の患者様の個人情報に関わる画像を送信してしまったメッセージを送信すると患者様へ通知が届くことから、上記以外の場合はお受けすることが出来かねます。また、出来る限り早めに対応させていただきますが、状況によっては取り消し前に患者様が既読する可能性がございます。恐れ入りますが、ご了承のほどお願い致します。

誤って予約をキャンセルしてしまった場合の対応方法

「予約受付を終了する」からキャンセルした予約（予約ステータスがキャンセルになった場合）は解除することが出来ません。弊社にて対応いたしますので、管理画面右下のチャットサポートよりご連絡ください。メールでのお問い合わせをご希望の場合は、下記情報と共にご連絡をお願いいたします。・患者様名・予約ID（※重複登録してしまった場合は、ポイント利用のないほうをお知らせください。）ご連絡先：クリニックサポート＜clinic_support@tribeau.jp＞

電話予約が入ったときの対応方法

ご対応手順 ①トリビューの管理画面へログインします https://admin.tribeau.jp/admin/sign_in パスワードを忘れた方はこちら ②管理画面へログインすると、予約一覧の電話予約の部分に電話マークが表示されます ③電話口で調整した来院日を選択し『日程確定』をクリック ④予約日程を確定すると、自動メッセージでユーザーに通知されます＊自動メッセージ内容注意⚠️ 電話予約の場合も上記のように日程確定の操作が必要です。クリニック様が管理画面上で日程確定を行うまで、アプリ表示は【調整中】ステータスのままとなりますので、忘れずにご対応をお願いいたします！よくある質問 Q. 電話を取れなかった場合、管理画面に予約は残りますか？ A. 残ります。不在着信のステータスで表示されますので、必ず折り返しをお願いいたします。 Q. 不在着信となった予約へ折り返しをしましたが、繋がりません。 A. 何度かご連絡いただき繋がらない場合はキャンセル操作をお願いいたします。 ※「予約受付を終了する」＞その他＞【連絡がつかないため】等を記載しキャンセル Q. 日程が合わず来院日が決まら

次回来院日の登録方法

次回来院日が決まった際、「新しい予約を追加」ボタンから続けて日程確定可能な場合と不可な場合があります。「新しい予約を追加」ボタンの使用方法使用可能：カウンセリングや検査など、成果対象となる施術のお支払いが発生していない場合使用不可：該当予約で、既に成果対象となる施術をした場合続けての日程確定が不可な背景には下記がございます。 - ポイント・クーポンの利用操作は1予約につき1度のため、次回施術でもポイント利用したいといった場合に操作ができません - 成果登録後に順次実施される患者様へのポイント還元が遅れてしまいます - 成果登録後に可能な患者様の口コミ投稿と、投稿時のポイント取得が遅れてしまいます - 利用規約上、契約締結したら早めの成果登録をお願いしております「新しい予約を追加」ボタンから続けて日程確定可能な例 - 最初（直前の）の来院日がカウンセリングや検査だった場合 OK例 2月2日はカウンセリングのみを受けた（施術のお支払いは発生しなかった）「新しい予約を追加」から次回来院日を登録 ↓ 2月7日は検査のみ（施術のお支払いは発生しなかった）「新しい予約を追加」から次回

患者様による予約キャンセル機能

🗓️予約キャンセル機能の概要患者様ご自身でアプリ・Webから予約キャンセルが可能となる機能です。来院日を起点に「n日前までは患者様ご自身でもキャンセル可能とする」といった設定ができます。従来行っていたチャット上でのキャンセルやりとりを省くことができるため、クリニックスタッフの方々の工数削減につながります。また、患者様からキャンセルの申し出をしやすくすることで、直前もしくは連絡なく来院されないといったことへの抑止策となります。 ※クリニック管理画面からも、引き続きキャンセル処理が可能です本機能はデフォルトOFFのため、利用希望のクリニック様のみONにいたします。ご希望の場合は、担当営業までご連絡ください。 ※本機能は追加費用なくご利用いただけます ※ご希望がない限り患者様からの予約キャンセルはできない仕様となっておりますので、ご安心ください 💡機能詳細アプリ 1. 下記すべてに該当する場合、予約チャットに「予約をキャンセル」ボタンが表示されます 2. 「この予約をキャンセルする」をタップするとキャンセルされます 3. 予約チャットの上部に「予約がキャンセルされました」の文言が

同行者の予約について

本人のみが予約可能ですので、アカウントは予約人数分必要です。

施術後に患者様と連絡が取れなくなってしまった場合

契約に関することは、基本的にクリニック様と患者様の間でやり取りをお願いしております。下記のような事例で、電話・メール・書類などすべての手段をお試しいただくも連絡がつかない場合に限り弊社から患者様へメッセージをお送りいたします。 - 施術は終えているが、代金未払いのまま連絡が取れなくなってしまった - モニターの患者様と連絡が取れず、撮影に協力いただけない管理画面右下のチャットより、患者様名・予約ID・お試しいただいた連絡手段・詳細な状況をご連絡ください。なお、弊社からメッセージをお送りしても、患者様の反応がない、または返信をいただけない場合がございますので、ご了承のほどお願いいたします。

PCデスクトップ上の通知設定

平素よりTRIBEAUをご利用いただき、誠にありがとうございます。

【新機能】特定ユーザーの予約ブロック機能

度重なるキャンセル・無断キャンセルなど、不適切な行動が見られるユーザーの予約受付停止にご活用ください。

無断キャンセルへの対策について

弊社では、無断キャンセルに関するパトロールを行なっております。一部、クリニック様にも対応のご協力をお願いしたい部分がございますので、下記ご一読をお願いいたします。無断キャンセルパトロール運用フロー詳細以下3段階の流れでユーザーへ注意喚起やアプローチを行ってまいります。 — STEP1：発生都度の注意喚起 STEP2：月次で無断キャンセルを繰り返すユーザーへ厳重注意 STEP3：上記でも改善しない悪質なユーザーへの措置 — STEP1：無断キャンセル発生都度の注意喚起 - クリニック様にてご対応いただく管理画面でのキャンセル操作時に「無断キャンセルがあった」を選択、もしくは「無断」というワードを含んだキャンセル理由を記載すると、トリビューから注意喚起のメッセージを送付＜＜クリニック様へお願いしたい事項＞＞ 1．必ず予約受付を終了するボタンからキャンセル対応をお願いします操作を行わずに「来院済ステータス」へ移動されたまま「確定内容を変更＞日程のキャンセル」では無断キャンセルとしてカウントが行われずに正しい処理が実行されませんので、上記のご対応をお願いいたします。 2．キャンセ