予約連携機能（アクシス版）

これまで手動でご対応頂いていた空き枠の管理を、外部システム（アクシス）と連携することで、アクシス上の空き枠をトリビューに自動反映できるようになりました。

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”連携なし”(左側)がこれまでご活用いただいていたもので、

”外部システム連携あり”(右側)が、今回追加アップデートされた機能となります。

アクシス予約連携機能をご利用の場合、予約の流れは主に3パターンに分類されます。

-【紐付けあり】特別メニュー・通常メニューからの予約

-【紐付けなし】特別メニュー・通常メニューからの予約

-メニュー選択なしの予約（クリニック・ドクター・症例ページなど）

事前にアクシスメニューとトリビューメニューを紐付けることにより、

紐付け済みのメニューから予約が入る場合、アクシス上の空き枠で即時予約が可能。

POINT

• 即時予約

• トリビューメニューごとにアクシスメニューの紐付け作業が必要

• 空き枠はリアルタイム更新

以下2種類の予約管理方法がお選びいただけます。

※デフォルトはオススメの通常予約となっています。即時予約をご希望のクリニック様は営業担当までご連絡ください。

①通常予約　⭐️オススメ

トリビューの管理画面にて、手動で日別の空き枠をご登録いただきます。

• 「空きあり」にした日が、来院希望の候補日として選択できるようになる

• ユーザーからの希望日をもとに、チャットにて来院日を確定する

• アクシスとの連携はされていない

②即時予約

未連携メニュー参照先に設定したアクシスメニューの空きをもとに、即時予約の空き枠が自動で反映されます。

• 未連携メニュー参照先に設定したアクシスメニューの、「診療時間」の設定時間の枠間隔で予約が可能

• 予約確定後もチャットはご利用いただけますが、どのような施術,内容の予約であっても一つのアクシスメニューの空き枠にて即時で確定となりますのでご注意ください。

以下2種類の予約管理方法がお選びいただけます。

※デフォルトはオススメの通常予約となっています。即時予約をご希望のクリニック様は営業担当までご連絡ください。

①通常予約　⭐️オススメ

トリビューの管理画面にて、手動で日別の空き枠をご登録いただきます。

• 「空きあり」にした日が、来院希望の候補日として選択できるようになる

• ユーザーからの希望日をもとに、チャットにて来院日を確定する

• アクシスとの連携はされていない

②即時予約

未連携メニュー参照先に設定したアクシスメニューの空きをもとに、即時予約の空き枠が自動で反映されます。

• 未連携メニュー参照先に設定したアクシスメニューの、「診療時間」の設定時間の枠間隔で予約が可能

• 予約確定後もチャットはご利用いただけますが、どのような施術,内容の予約であっても一つのアクシスメニューの空き枠にて即時で確定となりますのでご注意ください。

連携即時予約機能をご利用いただくにあたり、

大きく3点、事前に設定を行なっていただく必要がございます。

-特別メニュー連携

-通常メニュー連携

-未連携メニュー参照先連携（※”メニュー選択なし予約”も即時予約をご希望の場合のみ）

1. 管理画面TOPより予約連携(特別メニュー)を選択

2. 紐付け作業を行う院を選択

3. 連携したいトリビュー特別メニューを選択

※当日施術を希望する・しない場合それぞれで紐付け先を設定します。

1つのトリビュー特別メニューに対し、「当日施術を希望する場合」と「希望しない場合」それぞれでアクシスのメニューを紐づけます。

4. 連携先のアクシスメニューを選択

選択したメニュー名・変更する に切り替わっていれば、紐付け完了です。

➡︎同様に「当日施術を希望しない」場合の紐付け先設定を行なってください。

⚠️ 重要 ⚠️

• 片方のみが連携をされた状態では連携即時予約は機能せず、通常予約となります。

• どちらも同じ紐付け先の場合も、同じメニューを選択し紐付け設定を行なってください。

1. 管理画面TOPより予約連携(通常メニュー)を選択

以降は特別メニューの場合と同じ作業です。🔧 特別メニュー連携をご確認ください。

「メニュー選択なし予約」「未連携メニュー予約」も即時予約にされたい場合のみご設定ください。

1. 未連携メニュー参照先の下線部をクリック

※該当ページ：予約連携(特別メニュー) or 予約連携(通常メニュー) ➡︎ 院を選択

2 .紐付け先のアクシスメニューを選択

下線部のアクシスメニュー名に、選択したメニュー名が表示されていれば設定完了です。

⚠️ 重要 ⚠️

• 「メニュー選択なし予約」「未連携メニュー予約」を即時予約にされたい場合のみご設定ください。

• 予約連携(特別メニュー)と予約連携(通常メニュー)のページ両方に表示がありますが、同じメニューが自動で紐付けられます　※それぞれ別メニューを設定はできません。

確定した日程を変更したいです。

アクシスとの連携は、予約の初動時のみとなります。

日程変更する場合は、従来通りトリビュー管理画面上にて手動でキャンセルを行い、手動で日程確定処理をお願いします。

※日程変更・キャンセルはアクシス側に反映されないため、手動で処理する必要があります。

予約をキャンセルしたいです。

アクシスとの連携は、予約の初動時のみとなります。

予約をキャンセルする場合は、従来通りトリビュー管理画面上にて手動でキャンセル処理をお願いします。

※日程変更・キャンセルはアクシス側に反映されないため、手動で処理する必要があります。

予約キャンセルした場合、アクシス側の枠は復活しますか？

復活しません。

ユーザー側からもキャンセルされますか？

連携予約機能を導入した場合、ユーザーキャンセル機能はOFFとなり、

ユーザー側からキャンセルされることはありません。

アクシス側で予約が入った場合、トリビューにも反映されますか？

アクシス側から入った予約がトリビューに反映されることはありません。

連携空き枠情報はリアルタイムに更新されていますか？

連携即時予約の場合：リアルタイムで反映されています。

トリビューで即時予約が入った場合、アクシスへの反映はリアルタイムですか？

連携即時予約の場合は、アクシス側にリアルタイムで予約情報が反映されます。

※連携通常予約の場合：アクシスには情報反映されません。

クリニックの営業時間は同期されますか？

アクシス内「クリニックカレンダー」の内容と同期されます。

予約枠の長さ（時間）はメニューごとに設定されますか？

メニューごとに設定されます。

連携いただいたアクシスのメニュー（「施術/物品マスタ」or「セット登録【施術/物品】」）内にてご設定いただく”診療時間”単位の予約枠が表示されます。

予約が入った際に、クリニックの管理アカウントへメールは届きますか？

以下の文章でメールが届きます。

即時予約で来院日程が確定いたしました。
下記リンクよりご確認の程よろしくお願い致します。

<%= "https://#{ENV.fetch('ADMIN_HOST')}/admin/reservations/#{@reservation[:id]}" %>
※ブラウザは必ずGoogle Chrome（クローム）をお使いください

＜ご注意＞ 
アクシス連携メニューへの予約のため、アクシスの管理画面をご確認ください
すでに来院日程が確定しておりますので、
ダブルブッキング等、日程の再調整が必要な場合は早急にご連絡をお願いたします。

患者様への「予約確定メッセージ」は届きますか？内容は変更されますか？

今まで通り届きます。内容の変更もございません。

※管理画面の「クリニック管理」にて文章をお好きにご変更いただけます。

複数施術のセットメニューは、どのように紐付けすれば良いでしょうか？

想定されるパターンは以下がございますが、紐付けるメニューはクリニック様にお任せしております。

例1　セットメニューのため単品メニューでは時間が足りず、セットメニューに紐づける

トリビューメニュー：ピーリング＆ポテンツァ

紐付けるアクシスメニュー：ピーリング＆ポテンツァ

例2 　セットメニューだが、ポテンツァ単品の空き枠で管理可能

トリビューメニュー：ピーリング＆ポテンツァ

紐付けるアクシスメニュー：ポテンツァ　

メニューの紐付け作業はお願いできますか？

必ずクリニック様でのご対応をお願いしております。（弊社での作業代行はできかねます）

アクシス側でメニュー削除・非表示を行った場合、それに紐付けされたトリビューのメニューはどうなりますか？

トリビューとの紐付けを行なったメニューは、”削除”できない仕様になっております。（非表示は可能です）

紐付けを解除の後、削除をお願いいたします。

当日施術を受け付けていない施術で連携はしたい場合、どのように設定すれば良いでしょうか？

以下2パターンのいずれかにてご対応ください。

①ダミーメニューの作成で対応　️おすすめ

「当日施術あり」→空きの表示されないダミーメニューをアクシスにて作成し連携「当日施術なし」→カウンセリングのみメニューを紐付け

②予約申し込み画面の注意事項へ記載

「当日施術あり」→カウンセリングのみメニューを紐付け

「当日施術なし」→カウンセリングのみメニューを紐付け

予約申込画面へ、当日施術を受け付けていない施術について記載。（営業担当へご依頼ください）

※②の場合、患者様が見落としをされる可能性もございます為、おすすめは予約自体を取れないようにしておくことのできる①の方法となります。

アクシス上で作成したはずの施術が紐付け候補に出てきません。

トリビューと連携可能なのは、

• 施術/物品マスタ

• セット登録【施術/物品】

の中で、【WEB予約可】の施術メニューのみです。

WEB予約可能な設定がされているがご確認いただき、”可”のもので表示されない場合は営業担当へお問い合わせください。

予約連携機能に切り替えた場合、アプリ画面上では即時予約の検索に引っ掛かりますか？

紐付け処理された特別メニューのみ、「即時予約」検索フィルターにて表示されます。

• 紐付けされた特別メニュー：「即時予約」検索フィルターでマッチする

• 紐付けされた特別メニュー以外：「即時予約」検索フィルターでマッチしない

  ※以外＝連携なし特別メニュー、連携あり通常メニュー、連携なし通常メニュー

アプリ画面上で”即時予約”に絞って検索をかけても、クリニックのメニューが表示されません

紐付け処理された特別メニュー以外は、「即時予約」フィルターでマッチしません。

※以外＝連携なし特別メニュー、連携あり＆なし通常メニュー

紐付け処理された特別メニューにおいて検索マッチしない場合は、以下をご確認ください。

• 「当日施術あり」「当日施術なし」の両方にメニュー連携されているか

  • 1メニューに対し、両方が連携されていないと連携メニューとして機能しません。

• 他の検索フィルターがかかっていないか

  • 「即時予約」フィルター以外に、「トリビュー限定」「日付」「価格」など誤った検索フィルターがかかっていないかご確認ください。

トリビュー上で設定していた最短予約可能日はどうなりますか？

最短予約可能日は、トリビュー上の設定内容そのままで反映されます。（アクシスの情報で上書きすることはできません）

予約時に指名ドクターを選択すると、そのドクターの空き状況が表示されますか？

されません。指名ドクターの欄と今回の機能は連動していないことから、

もし別ドクターの枠にて指名予約が入った場合は再調整をお願いいたします。

患者様に送られる予約確定メッセージなどは、本連携をもって変更されますか？

トリビューから連携予約が入った場合、どのように予約表示されますか？

以下の内容が自動反映されます。

アクシス上で既に登録のある患者様がトリビューから予約を入れた場合、既存情報に紐づきますか？

既存情報に紐づきます。

予約表上でトリビュー予約か否かを確認できる状態にする方法はありませんか？

アクシス内の以下手順にて、予約表上に表示される情報を編集いただけます。

マスタ設定 ＞ 基本設定1 ＞ 予約表レイアウト

電話予約の場合

アクシスとの連携はされません。

トリビュー・アクシス共に手動で登録をお願いします。

連携確認というページに通知が表示されています

稀にアクシスとの連携に失敗する可能性があります。

連携に失敗した予約は、「連携確認」タブに表示されるため、

• 対象予約のトリビュー上予約日を確認

• アクシス上に反映されているか確認（されていない場合は手動で登録）

上記2点対応の上、チェックをつけて確認済みボタンを押下ください。

※チェック・確認済みボタンを行わない場合、永遠に残り続けます。

連携確認というページに追加された予約は、「確認済み」のボタンを押さない限り患者様へ日程確定通知が飛びませんか？

確認済みボタンを押す前(患者様が予約を入れた時点)で確定メッセージが飛んでおります。

なるべくお早めのご確認をお願いいたします。

予約が入ると、アクシス側にはどのように表示されますか？

トリビュー予番号の記載がある予約として登録されます。